Dirks Logbuch

Ich hatte im Mut zum Unperfektsein schon einmal darüber gesprochen und habe jetzt via identi.ca den Link zu Sei (nicht) perfekt! gefunden.

Gute Tipps!

1. Setzen Sie realistische Erwartungen
2. Geben Sie sich selbst einen Vertrauensvorschuss
3. Akzeptieren Sie, dass Sie Fehler machen werden (vielleicht das Schwerste für einen Perfektionisten)
4. Bitten Sie um Hilfe (leider kommt dieser Punkt immer mehr aus der Mode)
5. Konzentrieren Sie sich auf die Gegenwart
6. Lassen Sie es laufen (geschehen)
7. Entspannen Sie sich
8. Konzentrieren Sie sich auf das Große Ganze
9. Erlauben Sie sich selbst etwas
10. Bringen Sie Ihren Inneren Kritiker zum Schweigen (na ja, noch so ein Klopper)
11. Machen Sie sich klar, dass immer irgendwer ein Haar in der Suppe findet
12. Benutzen Sie Perfektionismus lediglich als Motivator
13. Hören Sie auf, sich mit Anderen zu vergleichen
14. Analysieren Sie sich nicht zu Tode
15. Werden Sie lockerer (oder im Ruhrgebiet: Halten Sie den Ball flach)
16. Lernen Sie, mit Kritik umzugehen
17. Hören Sie mit dem Aufschieben auf

Es lohnt sich, sich damit auseinander zu setzen!

Gerade bei Jochen Mai gesehen, wo die Ratschläge auch erklärt werden:

1. A-Leute ziehen A-Leute, B-Leute ziehen C-Leute.
2. Sei Teil der Lösung – nie Teil des Problems.
3. Love it, change it or leave it.

Der dritte Punkt ist der Grund für meinen Wechsel.

Über die ersten beiden der drei grössten Produktivitätsfehler habe ich schon mehrfach etwas geschrieben.

Der dritte Fehler ist aber auch nicht schlecht.

Es gibt unzählige Bücher, Blogs und Tipps, die Ihnen dabei helfen, produktiver zu werden. Dieses Trio gehört auch dazu. Aber all das macht Sie noch nicht produktiver oder effizienter. Das können nur Sie erledigen. Deshalb: Sammeln Sie nicht Tipps – probieren Sie sie aus.

Klasse! Von dieser Sorte kenne ich wirklich einige Zeitgenossen.

... technischer Lösungen für untechnische Probleme.

Ich bin ein sehr grosser Fan davon, möglichst viele Methoden und Abläufe rund um ein Problem zu kennen, um bei Bedarf, die richtige Herangehensweise bei einer Herausforderung einsetzen zu können.

Dabei spreche ich immer von meinem Werkzeugkasten. Selbstverständlich kann ich einen Nagel nicht nur mit einem Hammer in die Wand schlagen, das geht auch mit dem Schraubenzieher, wenn ich aber viele Nägel in die Wand schlagen muss, sollte ich ein passenderes Werkzeug einsetzen. Das hängt auch von Faktoren wie "Einarbeitungszeit" und "Kosten" zusammen (da hinkt der Vergleich etwas), aber ich denke, es ist klar, was gemeint ist.

Das lässt sich ins Extrem treiben, häufig wird mehr Zeit in die Verwaltung einer Aufgabe gesteckt, als in die Lösung der Aufgabe. Ein gutes Beispiel für mich ist, die fast immer mangelhafte Synchronisation zwischen PIM-Software und Mobiltelefon.

Letztenendes ist das auch einer der Gründe, weshalb ich mit meiner Zeit- und Aufgabenverwaltung den Rückweg zum Papier angetreten habe. Und ich bereue es nicht. Ganz im Gegenteil. Das einzige, was nervt, ist immer den Kalender mitzunehmen.

Definitiv ein falscher Ansatz: Wenn der Computer ein Teil der Lösung ist, wie kann ich mein Problem darum herum organisieren, dass das Problem zur Lösung passt?

Sehr guter Artikel zu einem der meiner Meinung nach grössten Verursacher von zu vollen Aufgabenlisten. Erst nach solchen Massnahmen müssen Aufgabenverwaltungshilfsmittel angewendet werden, vorher macht das keinen Sinn.

Wer anderen seine Hilfe allzu bereitwillig zukommen lässt, zahlt dafür einen hohen Preis: Nicht nur, dass sich derjenige hernach fühlt wie ein Teebeutel nach dem dritten Aufguss, Stress wegen Überforderung gehört heute zu den häufigsten Bürokrankheiten. Hilfsbereite stehen stets in der Gefahr, skrupellos ausgenutzt zu werden.

Karrierebibel: Nein sagen – Wege aus der Gefälligkeitsfalle

Im Zuge dessen, dass Roman das Buch von Tom Limoncelli genauso gut gefällt wie mir, möchte ich an dieser Stelle noch einmal darauf hinweisen, dass wir für DeimHart Beiträge zu Zeit- und Selbstmanagement geplant haben.

Gerne könnt Ihr uns Eure Hinweise und Wünsche für diese Beiträge senden. Wir wollen das ganze nicht von einer "abhgehobenen" Ebene betrachten, sondern uns beide als Beispiele nehmen und darüber berichten, wie wir mit unserer Zeit umgehen und wie wir es schaffen, so viele verschiedene Tätigkeiten neben Familie und Beruf unter einen Hut bringen.

Bevor ich es vergesse, mit dem Autoren gibt es ein interessantes Interview in englischer Sprache.

Ich kam mir ja reichlich blöd vor, weil ich nicht dazu in der Lage bin, mehrere Sachen parallel zu machen. Wobei das bei mir so extrem ist, dass ich mich so stark auf etwas konzentriere, dass ich die Umwelt nicht mehr wahr nehme. Dementsprechend höre ich auch weder Radio noch lasse ich das Fernsehen während solcher Tätigkeiten laufen.

Jetzt kommt endlich der dazu passende Artikel aus der Karrierebibel.

In Summe kommt das dabei heraus, was ich mir in meinem kleinen Hirn schon ausgemalt habe. Jeder Mensch hat nur 100% Wahrnehmung, wenn jemand je 50% seiner Wahrnehmung auf zwei gleichzeitig bearbeitete Aufgaben verteilt, kann er beide auch nur mit maximal 50% Intensität betreuen. Das ist ein idealisiertes Beispiel, natürlich gibt es Reibungsverluste. Manche Aufgaben brauchen allerdings 100% Aufmerksamkeit.

Und Ihr? Parallel zur Arbeit Radio oder Fernsehen oder lasst Ihr Euch sonst irgendwie ablenken? Twitter, aufpoppende Fenster, ...?

Fortsetzung von Teil 1.

Über Verträge:

Alle Menschen [...] sind also gut beraten, vor jeder Unterschrift - unter welches Papier ausserhalb einer Geburtstagskarte auch immer - gut zu überlegen, ob dieser Vertrag sinnvoll ist. Man kann sich angewöhnen, sich vor jeder Unterschrift das Worst-Case-Szenario bei Nichterfüllung vorzustellen und gegen die Vorteile des Vertrages abzuwägen. Das schreckt ab und kann vor törichten Handlungen bewahren.

Zu Werbebannern im Internet, insbesondere zu Kreditangeboten:

Niemals in der Menschheitsgeschichte lag die Lösung eines schwerwiegenden Problems hinter einem hässlichen, blinkenden Banner verborgen (ausser eventuell bei Potenzproblemen).

Sehr lesenswert sind die Checklisten, insbesondere die "20 Forderungen an eine benutzerfreundliche Welt", die ich hier nicht zitieren werde.

Natürlich gibt es auch wissenschaftliche Ansätze:

Einige Forscher führen Prokrastinationsprobleme auf Unordnung im dopaminergen System zurück, was im Groben bedeutet, dass im Gehirn zu wenig Stoffe ausgeschüttet werden, die eine Tätigkeit interessant und wichtig erscheinen lassen. Dafür spricht unter anderem, dass Aufschieber ihre Arbeit problemlos erledigen können, sobald der Deadlinestress eingesetzt hat, wenn also mehr Adrenalin und verwandte Hormone ausgeschüttet werden. Ritalin hemmt unter anderm die Wiederaufnahme von Dopamin, sodass mehr davon im Gehirn zirkuliert.

Kommen wir zum Kern dessen, wass ich auch für richtig halte und auch immer wieder beobachte:

In der Tat gehört das Anlegen ausführlicher Listen dessen, was man alles zu tun gedenkt, zu den Klassikern der Prokrastination. Julie Morgenstern, die Autorin von "Making Work Work", schätzt, dass dreissig Prozent aller Listenanleger mehr Zeit mit der Verwaltung ihrer Listen zubringen als mit der Erledigung des Aufgelisteten.

Es wird alles aufgelistet, was erledigt werden muss, im extremen Fall selbst das Aufstehen und Duschen. Das macht keinen Sinn. Ich denke tatsächlich, dass dreissig Prozent noch sehr niedrig geschätzt ist.

Ein schönes Schlusswort bildet:

Der Ärger darüber, dass andere Menschen gefühlt zu wenig oder das Falsche arbeiten, entspringt vor allem daraus, dass man selbst zu viel arbeitet und zu wenig Zeit hat.

Ein abschliessendes Wort von mir. Ich werde als ziemlich organisierter Mensch wahrgenommen und vermutlich bin ich das auch. Trotzdem habe ich natürlich auch Tendenzen, unangenehme Arbeiten zu verschieben. Das Buch gibt einen ziemlich guten Überblick darüber, welchen Grund es für die Aufschieberitis gibt. Die Lösungsvorschläge sind für mich nicht sinnvoll. Das liegt vielleicht auch daran, dass ich nicht zu den Extrem-Prokrastinierern gehöre, die Post sechs Wochen nicht anfassen oder auch Termine jedweder Art nicht einhalten. Allerdings bietet das Buch eine Fülle an Denkanstössen. Damit lohnt sich die Lektüre.

An "Getting Things Done", dem Hype-Thema der letzten Monate stört mich gewaltig, dass die Methode keinen Ansatz liefert, wie man seine unendlich langen ToDo-Listen gar nicht erst so lang werden lässt (siehe auch hier). Mal sehen, ob das Buch einen anderen Ansatz wählt.

Und siehe da:

Es leiden offenbar so viele unter einem mehr oder weniger organisationsfernen Lebensstil, dass es sich lohnt, tonnenweise Ratgeberliteratur in die Buchregale zu pressen. Dagegen wäre nichts einzuwenden, nur setzt die überwiegende Mehrheit am völlig falschen Ende an, nämlich an der schlechten Organisation statt am Leiden selbst. Als Hauptgrund für diesen Lebensstil werden in der Regel Disziplinlosigkeit, Angst und einige andere negative oder bemitleidenswerte Charakterzüge genannt. Die meisten empfohlenen Massnahmen bestehen aus einer Variation der Aufforderung "Reiss dich endlich zusammen" oder versorgen den Hilfesuchenden mit 139 einfachen Tipps und 56 Listensystemen für einen unkomplizierten Alltag. Joseph Ferrari, Psychologieprofessor an der DePaul-Universität in Chicago und Experte für Prokrastination, sagt deutlich, was von solchen Aufforderungen zu halten ist: "Einem Aufschieber zu sagen, er solle einen Wochenplaner kaufen, ist so, als würde man einem chronisch Depressiven befehlen, einfach mal fröhlicher zu sein."

Anmerkung: Prokrastination ist Aufschieberitis ... also die Tendenz, alles auf Morgen (oder später) zu schieben. Genau das ist Kernthema des Buches.

Und über die Tendenz, selbst bei sehr hoher Belastung unzufrieden über die Arbeit zu sein (ich selbst hatte hier in Nesso im Urlaub ein schlechtes Gewissen als ich einfach einmal faullenzte und nichts tat):

Dauernde und fortwährende, freudlose Arbeit setzte er (Huldrych Zwingli) gleich mit Gottesfurcht, harte Plackereien waren in seinen Augen Gebete.

Der ihm wenige Jahre nachfolgende Johannes Calvin verfeinerte diese Einstellung des Grauens noch und schuf mit seinem Calvinismus die religiösen Voraussetzungen für den durchschlagenden Erfolg des Kapitalismus und der Doktrin des Mühegebens.
[...]
Mit Zwingli und Calvin ist die Schweiz das Ursprungsland des deformierten Arbeitsethos im Westen. Gewissermassen als Wiedergutmachung wurden dort inzwischen eine Reihe von Instrumenten eingeführt, die der Natur des Menschen entgegenkommen: Teilzeitarbeit auch in hochqualifizierten Jobs, munter zwischen 25 und 100 Prozent hin- und herskalierbar, ist anders als in Deutschland gesellschaftliche Normalität.

Vielleicht ist die Schweiz das Land, in dem ich das hier formulierte Ziel, mit Silvia zusammen 100% zu arbeiten, erfüllen kann.

In diesen Zusammenhang passt:

Es lohnt sich also, vermeintliche Erwartungen der Umwelt in Perfektionismusfragen entspannt zu ignorieren. Ob man hohe Erwartungen an sich selbst kultivieren will, ist eine Frage der individuellen Vorlieben. In jedem Fall jedoch sollte man die Latte nicht übermenschlich hoch hängen [...] Denn die perfekte Perfektion gibt es nicht, [...]

Auch zum Sport ist etwas zu finden:

Wer sich immer wieder mit Tricks dazu überwinden muss, joggen zu gehen oder im Fitnessstudio langweilige Dinge zu tun, sollte sich fragen, ob er sich nicht einfach für die falsche Beschäftigung entschieden hat. Es ist ja kein Ding der Unmöglichkeit, die für einen selbst passende Form körperlicher Betätigung zu finden: Man erkennt sie daran, dass sie Spass macht und man sich nicht zu ihr zwingen muss. Eventuell macht Treppensteigen auf dem Stairmaster ein oder zwei Menschen auf der Welt wirklich Spass, es gibt ja die seltsamsten Dinge da draussen. Aber wer schon ahnt, dass er keine dieser zwei Personen ist, der kündige sein Abo fürs Fitnessstudion und fange mit dem Geld was Lustigeres an.

Im Buch sind ebenfalls einige Hinweise zu finden, warum das Jahresabonnement eines Fitness-Centers demotivierend sein kann. Ein weiterer Hinweis findet sich, dass täglich 30 Minuten Spaziergang oder Radfahren mehr zur Fitness beitragen als punktuelles Training einmal in der Woche.

John Naisbitt

Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen.

Ich wurde neulich (wieder einmal) gefragt, wie ich es schaffe, auf breiter Basis relativ gut informiert zu sein.

Mir helfen zwei Dinge.

Das eine ist ein Arbeitsweg von einer Stunde (pro Strecke), den ich mit dem Hören von Podcasts füllen kann, um so an Informationen zu kommen.

Das andere ist, nicht aktiv nach Informationen zu suchen, sondern passiv informiert zu werden.

Dabei helfen die folgenden Techniken / Programme:

RSS-Feeds Online Feedreader (derzeit Tiny Tiny RSS)

RSS-Feeds haben sich mittlerweile zu meiner Hauptinformationsquelle gemausert. Was ist daran speziell? Nun, Webseiten - wie auch beispielsweise mein Blog - aktualisieren eine RSS-Datei, wenn sich Seiten geändert haben. Feedreader holen nun in einstellbaren Abständen diese Datei und prüfen auf Aktualisierungen. Falls ja, wird diese Änderung als ungelesene Nachricht angezeigt. Seiten, die einen RSS-Feed anbieten, brauche ich also nicht mehr zu besuchen, ich werde über Aktualisierungen automatisch informiert.

Den Online Feedreader nutze ich, um auch in Arbeitspausen mal nach Aktualisierungen zu gucken.

Firefox Plugin Update Scanner

Dann gibt es natürlich Webseiten, die keinen Feed anbieten. Da hilft mir dieses Plugin, das regelmässig Seiten auf Änderungen überprüft und - Ihr vermutet es schon - mich bei Veränderungen informiert.

Auch diese Seiten muss ich nicht mehr regelmässig ansurfen.

Es gab vor einigen Jahren einen (fremd gehosteten Dienst), der auch das angeboten und die Änderungen per E-Mail verschickt hat.

Newsletter perl -E-Mail

Leider in Verruf geraten, sind Newsletter aber häufig ein guter Weg, informiert zu werden. Da Newsletter meist redaktionell aufbereitet werden und zumeist auch viele einzelne Informationen enthalten, lohnen sie sich vor allem für Informationen, die nicht zeitnah verfügbar sein müssen.

Podcasts mit Podracer

Bei Podcasts schlage ich einen sehr "rudimentären" Weg ein. Das oben angeführte Programm ist drei Jahre alt, tut aber klaglos seinen Dienst. Damit lade ich alle aktuellen Podcasts herunter und übertrage sie per Skript auf mein mobiles Musikabspielgerät.

Auf dem Weg zur und von der Arbeit lasse ich mich dann mit Informationen zuschütten. Wenn ich Infromationen bekomme, die ich noch hinterfragen muss, mache ich mir eine Notiz.

Andere Benachrichtigungsdienste:

- Eure Vorschläge -

Es ist sehr interessant zu beobachten, leider erwische ich mich auch häufig selbst dabei, dass es Leute gibt, die denken die letzte Weisheit zu einem Thema gefunden zu haben.

Das erlebe ich auf allen Ebenen.

Es gibt Zeitmanager, die denken, dass Ihre Art, mit der Zeit und mit Aufgabenlisten umzugehen die einzig richtige ist.

Es gibt Hundetrainer und Hundebesitzer, die denken, dass Ihre Art, Hunde zu erziehen, die einzig richtige ist. (Da lehne ich mich jetzt einmal aus dem Fenster: Gewalt gegen den Hund unter keinen Umständen ein richtiges Mittel).

Es gibt Administratoren, die denken, dass Ihre Art, Systeme zu administrieren, die einzig richtige ist.

Vermutlich wird jeder von Euch Lesern reichlich Beispiele finden, bei denen es genauso ist.

Ich sehe all die verschiedenen Methoden und Herangehensweisen eher als Werkzeugkasten, aus dem ich mir das zum Problem für mich passende Werkzeug herausnehme. Das bedingt aber, dass ich mich bemühe, andere Methoden kennen zu lernen, um mich richtig entscheiden zu können.

Selten werfe ich mit Bibelzitaten um mich, aber das hat vor einigen Jahren auch schon Paulus gesagt.

Prüfet alles und behaltet das Beste.

Mit dem Computer lernen wir Probleme zu lösen, die wir ohne Computer gar nicht hätten.

Über dieses Zitat lache ich häufig, was ich aber selten mache, ist meine Arbeitsmittel, zu denen der Computer nun einmal zählt, in Frage zu stellen.

Wenn ich das einmal umformuliere, kommt so etwas dabei heraus:

Wenn der Computer ein Teil der Lösung ist, wie kann ich mein Problem darum herum organisieren, dass das Problem zur Lösung passt.

Statt "Problem" kann ich auch "Aufgabe" schreiben.

Klingt komisch, oder? Ist es auch. Das ist ungefähr so, wie ich mit meiner Termin- und Aufgabenverwaltung umgegangen bin. Ich hatte eine technische Lösung für ein untechnisches Problem und habe versucht, mich an die Lösung anzupassen, statt nach einer Lösung für mein Problem zu suchen.

Sehr lange habe ich mir Gedanken darüber gemacht, der Entschluss steht jetzt fest. 2009 werde ich mit Zeit- und Aufgabenplanung den Schritt zurück zum Papier machen.

Warum eigentlich?

Ich bin ein Techie und da sollte es doch normal sein, technische Hilfsmittel für die Terminplanung zu verwenden. Doch, egal, wie man es nimmt, es scheint eines der letzten ungelösten Probleme der Informatik zu sein, einen wirklich guten elektronischen Kalender auf den Markt zu bringen.

Auf der Arbeit bin ich gezwungen Ausguck von Winzigweich zu verwenden, da macht es auch Sinn, da ich zur Planung von Meetings auf die Besetzt- und Frei-Zeiten der Kollegen zugreifen kann. Das gleiche gilt auch für die Hornklee Notizen (na, kommt da jemand drauf?).

Was für den Einsatz von Technik spricht:
- Backup-Möglichkeit
- Synchronisation möglich (habe ich "in Perfektion" aber noch nicht gesehen)
- Vereinfachte Planung von Meetings (wenn man vor dem Rechner sitzt)
- Terminverschiebungen und wiederkehrende Termine bedeuten weniger Aufwand
- Kalender können zwischen verschiedenen Personen geteilt werden
- Man muss weniger Sachen mitnehmen

Was für den Einsatz des Papiers spricht:
- keine Bootzeiten
- kein Ärger mit Software
- Wiederkehrende Termine können mit Rücksicht auf Feiertage geplant und entsprechend verschoben werden
- mehr kreative Möglichkeiten (Skizzen oder ähnliches)
- Unterwegs besser einsetzbar
... schon einmal Terminplanung mit Smartphone während eines Gesprächs mit dem gleichen Gerät versucht?
... kein Klimpern auf der Handytastatur
... Folgetermine in Meetings leichter zu planen
- Durch das handschriftliche Schreiben der Termine prägen sie sich besser ein
- Termine müssen am Hauptrechner nicht nachbearbeitet werden
- "exotische" Wiederholungstermine gut planbar
- Es können Papierschipsel mitgenomen und/oder eingeklebt werden
- weder Akku noch Batterie, die im kritischen Augenblick versagen
- Papier baut in direkten 4-(oder mehr)-Augen-Gesprächen keine Hürde auf

Nachdem ich mich auf dem Markt umgeschaut habe, habe ich mich für das X-Large Wochenplanungs-Notizbuch von Moleskine entschieden. Das kommt mir als handschriftlichem Grobmotoriker entgegen. Moleskine wird es, weil die Notizbücher sehr robust sind und einen Gebrauch von 365 Tagen vermutlich überstehen werden. Zu Hause werden wir demnächst auch wieder ein handgeschriebenes Adressbuch einsetzen.

Und warum verlinke ich Amazon und keinen Schweizer Händler? Das ist auch einfach, der grösste Teil meiner Leser kommt aus Deutschland und das Notizbuch kostet in der Schweiz umgerechnet acht Euro mehr als in Deutschland (Amazon liefert kostenlos).

Hier noch ein paar Links zum Thema:
- Back to paper
- (Zeit-)Planung: Zurück zum Papier?
- Die Renaissance des Notizbuchs

Ich bin jetzt einige Male via Mail gefragt worden, warum ich mir kein neues Smartphone gekauft habe. Nun, die Antwort ist verblüffend einfach: Ich nutze die Smartphone-Funktionen nicht. Bitte nicht falsch verstehen, das sind wirklich nette Spielzeuge, aber wenn die anfängliche Begeisterung über das neue Gadget verebbt, wird es kaum noch der Bestimmung nach benutzt.

Das ist meine persönliche Erfahrung nach 3,5 Jahren Smartphone.

Daher werde ich den Weg zurück zum Papier antreten. Darüber gibt es noch später einen Blogartikel.

Bei Ben Rockwood ist gerade der zweite SA Pro Podcast angekommen, das Interview mit Tom Limoncelli. Das ist sehr hörenswert.

Tom Limoncelli ist selber Systemadministrator und der Autor von zwei Büchern für Sysadmins, von denen ich bis jetzt nur das Zeitmanagement für Systemadministratoren gelesen habe und guten Gewissens empfehlen kann. Das andere Buch The Practice of System and Network Administration ist auf meiner Wunschliste.

Ich spiele schon lange mit dem Gedanken, mal eine Reihe über Systemadministration hier im Blog zu machen, vielleicht wird das mal was.