Dirks Logbuch

Bei den zenhabits gibt es den Artikel 20 Ways to Eliminate Stress From Your Life.

Ich hatte mit dem Gedanken gespielt, ihn zu übersetzen, weil ich ihn für sehr gut halte.

Allerdings ist mir Jochen zuvor gekommen, 20 Tipps gegen Stress.

Was sind Totzeiten? Nach meiner Definition sind Totzeiten, Zeiten, in denen ich nichts sinnvolles, was mich oder meine Arbeit weiterbringt, mache.

Solche Zeiten zu identifizieren, ist auf den ersten Blick einfach, da klassische Beispiele sofort abrufbar sind. Oft haben sie etwas mit Warte- und Wegezeiten zu tun.

Auto fahren ist tote Zeit. Es gibt Leute, die behaupten, dass sie ihre Fahrtzeiten mit dem Auto nutzen, um Geschäftstelefonate zu führen. Denen möchte ich aber auch sagen, dass jemand, der ein intellektuell anspruchsvolles Gespräch per Telefon im Auto führt, die gleiche Reaktionszeit hat, wie ein alkoholisierter Mensch mit 0,8 Promille (laut Studie, die ich neulich im Fernsehen sah). Und, liebe Damen, es ist unerheblich ob der Fahrer männlich oder weiblich ist.

Innerdeutsch das Flugzeug zu benutzen, ist häufig inneffizient. Das habe ich selbst am Beispiel Düsseldorf-München erlebt. Anreise zum Flughafen, spätestens eine halbe Stunde früher einchecken, warten auf den Flieger, fliegen, Koffer suchen, vom Flughafen zum Zielort reisen. Da ist sehr viel "Stop-and-go" enthalten, währenddessen nichts getan werden kann. Dem gegenüber steht Anreise zum Hauptbanhof, Zug fahren, Ankunft am Ortsmittelpunkt von München und Anreise zum Zielort. Als ich vor der Wahl stand, war der Flug, inklusive aller An- und Abreisezeiten etwa eine halbe Stunde schneller als die Bahn. Stop-and-go gegen Zeit "am Stück".

Wartezeiten beim Arzt, vor einem Termin, auf den Bus/die Bahn/das Verkehrsmittel sind Beispiele für tote Zeit. In dem Zusammenhang: Auch, wenn man zum Chef gerufen wird, darf man häufig warten.

Kennt Ihr andere Beispiele?

Es ist mal wieder Zeit für ein Mantra:

Wenn Du Dir die Frage stellst, ob Du etwas skripten oder anderweitig automatisieren sollst, mach es.

Dieser "Quell der Weisheit" gilt nicht nur für Administratoren, dort aber in besonderer Weise.

Die größten Zeitfresser in Arbeit und Privatleben sind wiederkehrende Tätigkeiten. Das gefährliche ist nur, dass man einigen Tätigkeiten nicht ansieht, dass sie wiederkehrend sind.

Ich habe für mich als Maß genommen, dass ich alles, von dem ich weiss, dass ich es zwei Mal machen muss, automatisiere. Wenn es auf Anhieb nicht erkennbar ist, automatisiere ich eine Aufgabe, wenn sie zum zweiten Mal durchgeführt werden muss.

Die Vorteile bei Skripten in der Administration liegen auf der Hand: Es gibt immer die gleichen Ergebnisse (wenn sie falsch sind, gibt es zumindest einen Ansatzpunkt); die Arbeit wird mit einem Skript auch gleichzeitig dokumentiert; andere können die Aufgabe auch erledigen, ohne das Rad noch einmal neu erfinden zu müssen, ...

Da wollte ich doch mehrere Mantras kundgeben und habe es einfach vor mir her geschoben.

Wenn Du Dir die Frage stellst, ob Du etwas dokumentieren sollst, tu es.

Dazu ist vermutlich nichts zu erklären, oder?

Ich hatte schon länger geplant, einen Artikel zu Pünktlichkeit im Rahmen des Selfmanagements zu schreiben. Da der Artikel bei lifehack.org (englisch) aber schon alles enthält, was ich sagen wollte, beschränke ich mich hier einmal auf einfache Hilfen, pünktlich zu werden oder mit Unpünktlichkeit umzugehen.
 
 
 
 
Unpünktlichkeit ist ein Zeichen von schlechter Zeitverwaltung und nicht - wie viele chronisch unpünktliche Menschen annehmen - ein Zeichen von zu viel Arbeit.

Diesen Satz habe ich auch einmal in einem Meeting gebraucht, als ein "Dauerzuspätkommer" seinen Auftritt hatte. Der Kollege steht eine Hierarchiestufe über mir, aber seit dem kommt er pünktlich zu Meetings.

Hier die Hilfen:

Nimm den Zug, vor dem, der Dich "eigentlich" pünktlich zu Deinem Termin bringt. Wenn der ausfällt, gibt es noch eine Alternative.

Stell die Uhr in Deinem Auto fünf Minuten vor. Auch wenn Du das weißt, dass die Uhr fünf Minuten vor geht, ist der psychologische Effekt nicht zu vernachlässigen.

Mach das aber nicht (!) mit Deiner Armbanduhr ... einen genauen Zeitgeber brauchst Du als Referenz.

Fang vor Deinem Aufbruch zu einem Termin nicht mit Arbeiten an, die Dich nachgewiesenermaßen länger beschäftigen werden (E-Mail überprüfen, Instant Messenger anmelden, ...).

Nimm Dir etwas mit, um Totzeiten zu überbrücken (dazu wird es noch einen separaten Artikel geben).

Wenn sich die Unpünktlichkeit aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen nicht vermeiden lässt, melde Dich bei Deinen Gesprächspartnern.

Hintergrund ist, dass alle Dinge, Dateien, Termine ihren festen Platz haben müssen.

Man kann viel Zeit mit dem Suchen von alltäglichen Dingen verschwenden. Zeit, die anderswo besser einzusetzen wäre.

Es ist nahezu völlig egal, wo man seine "Verdächtigen" aufbewahrt, die Hauptsache ist, dass es konsequent passiert.

Wenn man seine Terminplanung mit Notizzetteln macht und diese immer im rechten Schuh aufbewahrt, so ist das in Ordnung, wenn das immer passiert. Gerade bei Terminplanung ist es eine gute Idee, ein Mastermedium zu haben, bei mir ist das mein mobiler Begleiter.

Mein eigener Haustürschlüssel ist immer in meiner linken Hosentasche. Wirklich immer! Ich schäme mich fast, zu sagen, dass kurz davor war, ihn nicht zu finden, als ich ihn zu einem anderen Schlüssel in die rechte Hosentasche gesteckt habe.

Ich bin fasziniert darüber, welchen Wandel die Benutzung des Telefons genommen und welchen Stellenwert das Telefon bekommen hat.

Im Privatleben hat es den Weg vom Geheimen ("Lass mich in Ruhe, ich telefoniere!") ins Öffentliche Leben genommen (via Mobiltelefon bekommt man als Unbeteiligter viel vom Leben und den Geschäftsgeheimnissen anderer mit). Siehe dazu auch diese Schlagseite der c't 20/2004.

Viel schlimmer finde ich allerdings, dass dem Telefon Vorrang vor anderen eingeräumt wird. Das klingelnde Telefon ist an vielen Orten wichtiger als der Mensch, der vor einem steht. Aus diesem Grund halte ich es so, dass ich das Telefon auf stumm schalte, wenn es klingelt und ich im Gespräch mit jemand anderem bin (Ausnahme: Bereitschafts- und Notdienst). Mein Telefon auf der Arbeit klingelt aus diesem Grund auch nur ein Mal.

Tatsächlich erwarte ich auch, wenn ich derjenige bin, der es auf sich genommen hat, jemand anderen zu besuchen, dass ich bevorzugt vor dem Bequemen, der nur telefonieren mag, bevorzugt behandelt werde.

Häufig werde ich für verrückt gehalten, weil ich relativ früh aufstehe. Das muss niemand nachmachen, keine Angst! Allerdings finde ich es schon erstaunlich, wie schlafverliebt manche Menschen sind. Sie machen sich viel Stress, ohne dass es nötig wäre.

Meine produktivsten Arbeitsstunden sind die ersten zwei, was zum einen daran liegt, dass noch wenige Leute in der Lage sind, mich zu stören und zum anderen daran, dass ich morgens mit dem Kopf am schnellsten bin.

Was hat das mit einem geregelten Tagesablauf zu tun? Nun, mein Tag sieht jeden Tag nahezu identisch aus. Das wirkt langweilig, bringt mich aber dazu, mich auf die Inhalte des Tages konzentrieren zu können, ohne mir Gedanken darüber machen zu müssen, was als nächstes ansteht.

Ein positiver und nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt ist, dass meine Migräneanfälle von ein Mal pro Woche auf ein Mal pro Halbjahr (maximal) zurückgegangen sind (Regelmäßigkeit ist ein übler Feind für Migräne).

Eine Grundweisheit für jede Art von Ablauf ist, erst die Langläufer anzustoßen, um sich währenddessen um einzelne kleinere Aufgaben zu kümmern. Das ist so klar, dass es jeder weiß, aber auch so weit weg, dass es kaum jemand macht.

Beispiele?
- Kaffeemaschine einschalten vor dem Duschen
- Waschmaschine starten vor der Durchsicht der Post
- Backup anstossen vor der Bearbeitung der Mails (wenn es nicht automatisiert läuft)
- Kaffeemaschine auf der Arbeit einschalten vor dem Jacke Ausziehen
- ...

Update: Heute bei imgriff.com gefunden, wie man Frühaufsteher wird

Einer der Hauptpunkte, die ich aus dem Buch Zeitmanagement für Systemadministratoren gezogen habe, ist der Einsatz von Mantras.

Mantras sind in diesem Zusammenhang Entscheidungshelfer.

Bei vielen Fragen, denen wir im alltäglichen Leben begegnen, kennen wir die Antwort schon im Vorfeld. Trotzdem durchdenken wir jede dieser Fragen aufs Neue, wenn wir ihnen neu begegnen.

Klassisches Beispiel ist das Aufräumen und Entmüllen der eigenen Wohnung. Ich habe das versucht mit Kisten, die ich gepackt habe, dort habe ich dann das Pack-Datum aufgeschrieben, nachdem ich wichtige Unterlagen (Zeugnisse, Zertifikate, ...) weggeheftet hab. Bei jedem Anfassen der Kiste wurde das Datum aktualisiert. Wenn ich eine Kiste drei Monate lang nicht angefasst habe, habe ich sie weggeworfen. Tatsächlich ist dabei noch nie etwas irrtümlich weggekommen.

Das lässt sich aber viel einfacher in einem Mantra zusammenfassen:

Wenn Du Dir die Frage stellst, ob Du etwas wegwerfen oder behalten sollst, wirf es weg.

Das funktioniert tatsächlich. Wenn es wichtig wäre, die Sache zu behalten, würde ich mir die Frage nicht stellen.

Wirklich interessant ist, wie viel Zeit damit gespart wird. Weitere meiner Mantras folgen in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten.

Ich lese jetzt schon einige Tage Jochens Blog über Selbstadministration. Faszinierend ist für mich, dass sich sehr viele Leute, die in der IT arbeiten, wirklich Gedanken über eine effektive Nutzung Ihrer Arbeitszeit machen.

Interessant ist auch, dass "wir" alle zu nahezu den gleichen Ergebnissen kommen. Zu diesen Ergebnissen zählt beispielsweise, dass eine früher Start in den Arbeitstag effektiver ist, als "bis in die Puppen" zu arbeiten.

Mich wundert allerdings, dass so viele sich - obwohl sie es besser wissen - aus Bequemlichkeit das Arbeitsleben schwer machen.

Da ich auch im Gespräch mit Kollegen merke, wie gefragt das Thema ist, werde ich meine bisherigen Blog-Artikel zu diesem Thema in eine neue Kategorie Selfmanagement packen.

Nach einem Ausflug in Richtung Remember the Milk bin ich zu Hiveminder zurückgekehrt (Blog-Artikel hier und hier).

Zum Einen komme ich mit Hiveminder wesentlich besser zurecht und es ist nicht so überfrachtet mit Features wie Remember the Milk, zum Anderen gibt es ein Tool für die Kommandozeile, das mir vieles erleichtert.

Ich schwenke meine Aufgaben von Hiveminder (Blog-Artikel) zu Remember the milk.

Hiveminder ist ein tolles Tool, das aber leider mit unserer Zeitzone nicht so richtig zurecht kommt.

Wenn ich eine Aufgabe für Montag, den 05. März anlege, möchte ich diese auch am Montag morgen (um 05:00 Uhr) sehen und nicht erst ab 09:00 Uhr.

Nach der Lektüre des Buches Zeitmanagement für Systemadministratoren habe ich den Request Tracker von Best Practical und bin begeistert.

Ähnliche Technologien setzt der freie Hiveminder der gleichen Firma ein. Damit ist die Verwaltung der eigenen (privaten) Aufgaben ein "Spaß für die ganze Familie".

Nachdem ich bei Oreilly das Buch entdeckt hatte und auch das Probekapitel (PDF, "Konzentration gegen Unterbrechungen") sehr überzeugend fand, habe ich mir das Buch bestellt.

Bei der Lektüre des Probekapitels habe ich schon gedacht, dass Teile von mir geschrieben sein könnten, weil sich die Empfehlungen bei mir bereits als optimale Vorgehensweise bewährt haben. Dennoch hat Limoncelli einige gute Ideen und Erweiterungen "auf Lager".

Zum Einen ist Limoncelli ebenfalls jemand, der sein Hobby zum Beruf gemacht hat, zum anderen merkt man seiner Sprache (bzw. der des Übersetzers Peter Klicman) an, dass der Autor aus der Praxis kommt.

Zitat aus dem ersten Kapitel:

Was ich zu sagen versuche ist, dass die Systemadministration nicht einfach ein Job ist. Sie ist eine Lebensart. Wir benötigen Zeitmanagement-Bücher für unsere Art zu Leben, die unsere Sprache sprechen und unsere Probleme lösen.

"Lebensart?"

Lebensart, Arbeitsart, was auch immer. Kein anderer Job bewegt die Leute in so viele Richtungen gleichzeitig. Die User unterbrechen uns ständig mit ihren Wünschen und verhindern, dass wir irgendwas erledigt bekommen. Computer haben ihre eigenen Bedürfnisse, die in viele Richtungen gehen. Unsere Vorgesetzten wollen, dass wir langfristige Projekte erledigen, überfluten uns aber gleichzeitig mit "kleinen Zwischenaufgaben", die verhindern, dass wir die langfristigen Projekte abschließen können!

Ich fange gerade erst an, das Buch zu lesen, aber es gefällt mir schon jetzt sehr gut.

Gefunden bei der Bloggerette:

1. Wann stehst Du zur Arbeit auf?
Wenn ich keinen Spätdienst habe, stehe ich um 04:30 Uhr auf.

2. Stehst Du rechtzeitig auf oder bleibst Du bis zur letzten Minute liegen?
Der Wecker klingelt ein Mal ...

3. Wie viele Wecker hast Du?
Einen. Und selbst den benötige ich nicht an jedem Morgen.

4. Machst Du Frühsport?
Nein.

5. Frühstückst Du? Wenn ja, was?
An guten Tagen zwei Schnitten Brot und zwei Becher Kaffee, an normalen Tagen gibt es nur den Kaffee.

6. Wie fährst Du zur Arbeit?
Zu Fuss zum Bahnhof, dann mit der Bahn von Düsseldorf-Benrath nach Köln-Deutz, von dort zu Fuss zur Arbeitsstelle.