Dirks Logbuch

Die Hauptmotivation, mich mit Zeiterfassung herumzuschlagen ist, dass ich gerne wissen möchte, wo meine Zeit bleibt.

Dabei gibt es im Grossen und Ganzen zwei Möglichkeiten.

Jede Zeit kann nur einmal erfasst werden, weil die Zeit auch nur einmal verstreicht. Ein Tag hat 24 Stunden und man kann in diesen 24 Stunden nicht zweimal das gleiche Zeitintervall für unterschiedliche Dinge "buchen".

Die andere Möglichkeit wäre, dass man Rahmenzeit erfasst und innerhalb dieser Rahmenzeit trotzdem noch Zeit für andere Dinge buchen kann. Das würde aber auch bedeuten, dass eine Zeiterfassungssoftware, Möglichkeiten bieten muss, die gleiche Zeit mehrfach zu erfassen.

Warum das überhaupt eine Rolle spielt, zeigt ein ganz einfaches Beispiel. Ich möchte gerne wissen, wie viel Zeit ich mit "Transport" verbringe, wie beispielsweise das Pendeln zur Arbeit. Ich möchte aber auch gerne wissen, wie viel Zeit ich etwas für mich selber mache, wie beispielsweise lesen. Vermutlich leuchtet direkt ein, dass ich während des Pendelns auch lese.

Mit Variante eins würde die Zeit-Buchung vielleicht wie folgt aussehen (reales Beispiel):

05:45-06:00 Transport public
06:00-06:15 Transport public Dirk reading
06:15-06:45 Transport public

Die Schlagwörter in Grossbuchstaben sind Kategorien und die klein geschriebenen dienen zur "Verfeinerung".

Es ist relativ leicht einsehbar, dass jedes Zeitfenster nur einmal gebucht wurde, einzig die Schlagwörter ("Tags") geben Aufschluss darüber, was mit der Zeit angefangen wurde.

Allerdings würde eine Auswertung eine Stunde "Transport public" ergeben und eine viertel Stunde "Dirk reading". Genauer würde die Auswertung sogar je eine Stunde "Transport" und "public" und je eine viertel Stunde "Dirk" und "reading".

Damit würde eine einzige Zeitstunde mit Inhalt von 1:15 Stunden bzw. sogar 2:30 Stunden gebucht sein.

Bei der Erfassung der Zeit hätte ich zwar nur jedes Zeitintervall einmal erfasst, aber die Auswertung würde mir vier eine Stunde Zeit, 2:30 Stunden "Tätigkeiten" anzeigen.

Einige Zeit lang habe ich Timewarrior benutzt, aber nur um grobe Zeitfenster zu erfassen, nicht für Tätigkeiten.

In einer zweiten Variante könnte man wie folgt die Zeit erfassen (gleiches Beispiel wie oben):

05:45-06:45 Transport public
06:00-06:15 Dirk reading

Die Auswertung zeigt das gleiche Resultat wie oben, es gibt aber zwei entscheidende Unterschiede:

1. Der Aufwand für die Erfassung ist kleiner. Ich muss nur zwei Intervalle erfassen und nicht drei.
2. Eher akademischer Natur ist, dass ich im ersten Fall eine Stunde erfasst habe und in der zweiten Variante 1:15 Stunden.

Mit der Umstellung auf Todoist habe ich gemerkt wie wichtig es ist, die Aufgabenverwaltung überall verfügbar zu haben.

Das, was Todoist für Aufgaben ist, scheint Clockify für Zeiterfassung zu sein.

Ich gebe dem ganzen mal einen Versuch und schaue, was dabei herauskommt.

Was mir nicht passt, ist, dass die Daten auf fremden Servern liegen. Was ich auf der FLOSS-Seite vermisse, sind Dienste, die Clients für alle Betriebssysteme mitbringen.

Analog zu der Beschreibung, wie ich Taskwarrior benutze schreibe ich hier gerne einmal meinen aktuellen Workflow bei Todoist auf. Wobei hier angemerkt sein, dass ich Todoist gerade einmal rund fünf Wochen benutze, von denen ich zweieinhalb im Urlaub war. Das soll heissen, dass sich die Arbeitsweise sicherlich noch ändern wird.

Wo nutzt Du Todoist?

Todoist nutze ich überall. Neben der Webseite vom Hersteller, mit der ich hauptsächlich arbeite, nutze ich auch das Browser-Plugin für Firefox und das Plugin für Iridium (Iridium bekommt man hier). Auf dem privaten Handy und Tablet arbeite ich mit der Android-App und mit dem Diensthandy das Pendant für iOS.

Selbstverständlich habe ich auch die 3rd Party Apps für Linux ausprobiert, wobei diese hier nur ein Wrapper für die Webversion ist ("gesehen, gelacht, F8"), aber diese Kommandozeilenvariante funktioniert auch Offline und ich benutze sie häufiger. Leider muss ich auch hier erwähnen, dass sie nicht so komfortabel ist wie Taskwarrior, dafür hat Taskwarrior aber leider auch nur eine Kommandozeilenversion

Für welche Art Arbeit nutzt Du Todoist?

Anders als mit Taskwarrior erfasse ich ihn Todoist nahezu alle Aufgaben. Das liegt vermutlich daran, dass Todoist wirklich überall ist.

Wie synchronisiert Du die Aufgaben, welche Geräte benutzt Du?

Für die Synchronisation sorgt Todoist selber.

Todoist nutze ich auf meinen privaten Geräten (Notebook, Tablet, Handy, Server, ...) und auch auf den Dienstgeräten (Virtual Desktop, Handy).

Welchen Standard-Report benutzt Du?

Die Frage ist für nicht für Todoist gedacht, aber die Standardansicht sind die nächsten sieben Tage.

Benutzt Du eine Standard-Methode oder auf Dich angepasst Methodik?

Aufgabenverwaltung ist sehr individuell, ich benutze einen Mix aus Methoden. Ein paar Informationen dazu finden sich in einem Vortrag, den ich vor einigen Jahren zum letzten Mal gehalten habe.

Nutzt Du irgendwelche Erweiterungen oder Hook-Scripts?

Nein.

Auf welches Feature vertraust Du am meisten?

Ich vertraue darauf, dass Todoist die Aufgaben nicht vergisst. Aber, selbst wenn es so wäre, habe ich mit der Kommandozeilen anwendung noch eine Offline-Kopie.

Alle schnell erfassten Aufgaben landen in der Inbox. Von dort werden Sie dann auf acht Projekte verteilt, um ein wenig Struktur in die Aufgaben zu bekommen. Die Aufgaben bekommen ausserdem ein Zieldatum und auch "Tags" (Etiketten), was weiterhin hilft.

Bei den Projekten nimmt das Projekt "Z" eine Sonderrolle ein. In "Z" sammel ich alles, was kein festes Datum hat, an dem es fertig sein muss. Es ist auch das einzige Projekt, das Subprojekte hat: 2buy, 2eval, 2learn, 2read, 2watch, Ich benutze hier auch keine weiteren Tags, die kommen erst dazu, wenn die Aufgaben konkreter werden.

Was ganz schick ist, ist, dass alle Projekte und auch die Inbox eine E-Mailadresse haben, an die ich beispielsweise Benachrichtigungen über neue Programmversionen weiterleiten kann - andere E-Mails natürlich auch.

Welche Features nutzt Du bewusst nicht?

Unglaublich, aber wahr, wie bei Taskwaarior nutze ich Prioritäten überhaupt nicht.

Wie schaust Du Deine Aufgaben durch?

Ich sortiere die Aufgaben nach Datum und bearbeite einmal wöchentlich - initiiert durch eine wiederkehrende Aufgabe - die Inbox und alle Projekte.

Das war es

Fragen gerne in die Kommentare oder per E-Mail an dirk@deimeke.net

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Die Umstellung von einer "Eier-legenden-Wollmilchsau" wie Taskwarrior auf eine (jede) andere Lösung zur Aufgabenverwaltung ist nicht ohne Mühe.

Taskwarrior hat zwei "Killerfeatures", die ich so bei noch keiner anderen Aufgabenverwaltung gesehen habe.

Das eine ist das "wait"-Feature, was dafür sorgt, dass eine Aufgabe bis zu einem Stichtermin einfach gar nicht mehr angezeigt wird. Wenn der Termin verstrichen ist, taucht die Aufgabe wieder in "der Anzeige" auf.

Das andere ist die Berechnung der Dringlichkeit einer Aufgabe. Die Dringlichkeitsberechnung in Taskwarrior hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab und kann konfiguriert werden. Eine detaillierte Erklärung würde hier den Rahmen sprengen.

In Taskwarrior habe ich meine Aufgaben grundsätzlich in sehr vielen Projekten mit passenden Subprojekten erfasst und zusätzlich für jede Aufgabe einen Stichtermin vergeben. Eine detaillierte Beschreibung meines Workflows habe ich hier im Blog beschrieben.

Unter Todoist habe ich die Projekte sehr stark limitiert und da Todoist etwas hakelig mit Subprojekten ist, benutze ich für alles weitere Tags ("Etiketten").

In Taskwarrior habe ich immer alle Aufgaben sortiert nach Dringlichkeit gesehen, ausser denen, dessen Wait-Datum (wenn es gesetzt war) noch nicht verstrichen ist. Die Reports sind frei konfigurierbar.

Todoist ist lange nicht so konfigurierbar. Man kann Aufgaben zwar filtern, aber definitiv nicht so umfangreich wie Taskwarrior. Im Standard hat man verschiedene Ansichten, man kann alle Aufgaben der Inbox, eines Projektes, Subprojektes oder eines bestimmten Tags sehen und die auch sortieren oder Aufgaben anzeigen lassen, die heute oder in den kommenden sieben Tagen fällig sind.

Einen grossen Vorteil hat Todoist allerdings gegenüber Taskwarrior, es ist omnipräsent, es gibt Integrationen für einen grossen Haufen an Diensten, die ich nicht nutze und Apps für jedes Betriebssystem sowie Addons für Browser. Ich habe mir sogar eine 3rd-Party-Kommandozeilenanwendung installiert.

Taskwarrior hatte ich zwar auch immer dabei aber ehrlicherweise war die Verwendung auf dem Mobiltelefon immer hakelig, was dazu führte, dass ich Taskwarrior dort selten (bis nie) verwendet habe.

Ich habe einmal "postuliert", dass das richtige Werkzeug zum Zeit- und Selbstmanagement die folgenden sechs Eigenschaften hat:

• Es ist immer dabei.
• Es ist zuverlässig.
• Es ist unabhängig von der Methode, die ich verwenden möchte.
• Es steht nicht im Weg.
• Es lenkt den Fokus auf wenige Aufgaben, die es zu erledigen gilt.
• Es ist ein Werkzeug, das ich gerne benutze.

Bis jetzt kann ich sagen, dass Todoist alle diese Eigenschaften mitbringt.

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Nach meinem Abschied aus dem Taskwarrior-Team habe ich mich auf die Suche nach einer neuen Lösung zur Verwaltung von Aufgaben gemacht.

Die neue Lösung sollte vor allem Features haben, die ich in Taskwarrior vermisse. Die grosse Herausforderung dabei ist, dass Taskwarrior so unglaublich viele Funktionen hat, die einem die Aufgabenverwaltung erleichtern.

Wir sind zwei Features, die Taskwarrior nicht hatte, besonders wichtig: Eine App für Android (und iOS wegen Diensthandy) und eine Möglichkeit, die Lösung durch einen Proxy im Büro nutzen zu können, das bedeutet es braucht eine Web-Anwendung.

"Getestet" habe ich die unten stehenden Lösungen. Das "Getestet" ist in Anführungszeichen, weil ich mir alles nur kurz angeschaut habe. Ein echter Test wäre es erst gewesen, wenn ich sie wenigstens einen Monat lang benutzt hätte.

• Any.do
• Habitica
• Microsoft To Do
• Quire
• Remember The Milk
• TickTick
• Toddledo
• Todoist
• WorkFlowy

Wie Ihr vielleicht bemerkt habt, ist nicht eine FLOSS-Lösung dabei. Das liegt daran, dass ich keine gefunden habe. Wenn Ihr Leser welche kennt, freue ich mich auf Kommentare.

Wie schon geschrieben, habe ich lange nicht alle Features getestet, aber nach einem ersten Durchgang blieben nur Quire und Todoist übrig. Das Business-Modell von Quire war mir zu schwammig, also ist es Todoist geworden.

Und ja, es ist ein fremd gehosteter Dienst, für den ich Geld bezahle. Bei allen Vorbehalten gegen fremd gehostete Dienste, gab es ein paar Gründe, die für mich ausreichend waren, es mit Todoist zu versuchen.

• Die Firma hinter Todoist, nämlich Doist existiert schon einige Jahre.
• Das Business-Modell funktioniert bei mehr als 20 Millionen Kunden (ich finde leider die Quelle nicht mehr).
• Es ist keine amerikanische Firma.
• Fast schon der wichtigste Punkt: Ich kenne einige Leute, die Todoist schon seit Jahren benutzen und deren Urteil ich vertraue.

Ein wenig Magenschmerzen macht mir, dass meine Daten auf fremden Servern liegen. Aber, da ich jetzt schon weiss, dass das nächste Jahr, wenn nicht sogar die nächsten Jahre, deutlich herausfordender werden als die bisherigen, muss eine verlässliche und vor allem überall funktionierende Lösung her.

Mein Premium-Account läuft ein Jahr, ich werde also in nächster Zeit öfter einmal darüber berichten, wie mein Workflow mit Todoist aussieht und wie er sich von dem bisherigen Workflow mit Taskwarrior unterscheidet.

Das Blog hat jetzt neu eine Kategorie Todoist, in der sich die Artikel zum Thema befinden. Wer mag kann auch den Tags selbstmanagement oder todoist folgen.

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