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Wie ich Todoist benutze

Analog zu der Beschreibung, wie ich Taskwarrior benutze schreibe ich hier gerne einmal meinen aktuellen Workflow bei Todoist auf. Wobei hier angemerkt sein, dass ich Todoist gerade einmal rund fünf Wochen benutze, von denen ich zweieinhalb im Urlaub war. Das soll heissen, dass sich die Arbeitsweise sicherlich noch ändern wird.

Wo nutzt Du Todoist?

Todoist nutze ich überall. Neben der Webseite vom Hersteller, mit der ich hauptsächlich arbeite, nutze ich auch das Browser-Plugin für Firefox und das Plugin für Iridium (Iridium bekommt man hier). Auf dem privaten Handy und Tablet arbeite ich mit der Android-App und mit dem Diensthandy das Pendant für iOS.

Selbstverständlich habe ich auch die 3rd Party Apps für Linux ausprobiert, wobei diese hier nur ein Wrapper für die Webversion ist ("gesehen, gelacht, F8"), aber diese Kommandozeilenvariante funktioniert auch Offline und ich benutze sie häufiger. Leider muss ich auch hier erwähnen, dass sie nicht so komfortabel ist wie Taskwarrior, dafür hat Taskwarrior aber leider auch nur eine Kommandozeilenversion

Für welche Art Arbeit nutzt Du Todoist?

Anders als mit Taskwarrior erfasse ich ihn Todoist nahezu alle Aufgaben. Das liegt vermutlich daran, dass Todoist wirklich überall ist.

Wie synchronisiert Du die Aufgaben, welche Geräte benutzt Du?

Für die Synchronisation sorgt Todoist selber.

Todoist nutze ich auf meinen privaten Geräten (Notebook, Tablet, Handy, Server, ...) und auch auf den Dienstgeräten (Virtual Desktop, Handy).

Welchen Standard-Report benutzt Du?

Die Frage ist für nicht für Todoist gedacht, aber die Standardansicht sind die nächsten sieben Tage.

Benutzt Du eine Standard-Methode oder auf Dich angepasst Methodik?

Aufgabenverwaltung ist sehr individuell, ich benutze einen Mix aus Methoden. Ein paar Informationen dazu finden sich in einem Vortrag, den ich vor einigen Jahren zum letzten Mal gehalten habe.

Nutzt Du irgendwelche Erweiterungen oder Hook-Scripts?

Nein.

Auf welches Feature vertraust Du am meisten?

Ich vertraue darauf, dass Todoist die Aufgaben nicht vergisst. Aber, selbst wenn es so wäre, habe ich mit der Kommandozeilen anwendung noch eine Offline-Kopie.

Alle schnell erfassten Aufgaben landen in der Inbox. Von dort werden Sie dann auf acht Projekte verteilt, um ein wenig Struktur in die Aufgaben zu bekommen. Die Aufgaben bekommen ausserdem ein Zieldatum und auch "Tags" (Etiketten), was weiterhin hilft.

Bei den Projekten nimmt das Projekt "Z" eine Sonderrolle ein. In "Z" sammel ich alles, was kein festes Datum hat, an dem es fertig sein muss. Es ist auch das einzige Projekt, das Subprojekte hat: 2buy, 2eval, 2learn, 2read, 2watch, Ich benutze hier auch keine weiteren Tags, die kommen erst dazu, wenn die Aufgaben konkreter werden.

Was ganz schick ist, ist, dass alle Projekte und auch die Inbox eine E-Mailadresse haben, an die ich beispielsweise Benachrichtigungen über neue Programmversionen weiterleiten kann - andere E-Mails natürlich auch.

Welche Features nutzt Du bewusst nicht?

Unglaublich, aber wahr, wie bei Taskwaarior nutze ich Prioritäten überhaupt nicht.

Wie schaust Du Deine Aufgaben durch?

Ich sortiere die Aufgaben nach Datum und bearbeite einmal wöchentlich - initiiert durch eine wiederkehrende Aufgabe - die Inbox und alle Projekte.

Das war es

Fragen gerne in die Kommentare oder per E-Mail an dirk@deimeke.net

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Kommentare

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Andreas am :

*Zwei Fragen: 1. Wie gehst du mit wiederkehrenden Aufgaben um? Davon gibt es ja beruflich und privat in der Regel reichlich. Hast du die auch alle in Todoist oder separat in einem Kalender? 2. Du hast in deinem Job ja vermutlich auch interne Tools, in denen bereits viele Aufgaben (z.B. Support-Tickets) oder Projekte (z.B. IT Roll-Outs) verwaltet werden. Überträgst du all diese Aufgaben aus diesen Systemen auch in dein "privates" Todoist?

Dirk Deimeke am :

*Antwort Erste Frage:

Ich nutze Todoist nicht zur Zeitplanung.

Wiederkehrende Aufgaben nutze ich sehr viel in Todoist. Vor allem auch ein Feature, das dafür sorgt dass die nächste Inkarnation erst eine bestimmte Zeit nach Erledigung der Aufgabe durchgeführt wird.

Als Beispiel habe ich Aufgaben, die alle zwei Wochen erledigt werden müssen, jeden zweiten Freitag. Das ist einfach. Dann habe ich Aufgaben, die alle zwei Wochen durchgeführt werden müssen, wobei das Datum zwei Wochen nach Erledigung des Vorgängers ist.

Das konnte Taskwarrior übrigens nicht.

Antwort zweite Frage:

Ich nutze Todoist nicht zur Projektplanung.

Nein, das ist mir zu viel Arbeit. Die meisten internen Tickets löse ich an dem Tag, an dem ich das Ticket bekomme. Die Benachrichtigung bleibt so lange in meiner Mail-Inbox bis das Ticket erledigt ist.

Projekte bestehen aus Teilaufgaben. Zeitkritische Teilaufgaben nehme ich in Todoist auf.

Allerdings darf auch nicht vergessen werden, dass ich bei internen Tickets oder Projekten auch intern dokumentieren muss und nicht in Todoist, das wäre doppelte Arbeit.

Andreas am :

*Und wie behandelst du Aufgaben, wo du erst auf andere warten musst? Löst du das über Tags? Oder setzt du hier auch ein Fälligkeitsdatum, dass manuell periodisch weiter hochgesetzt wird, bis sich das Warten erledigt hat?

Dirk Deimeke am :

*Das habe ich kaum.

Vermutlich würde ich die Aufgabe erst erfassen, wenn das, auf das ich warten muss erledigt ist. Schliesslich muss ich ja irgendwie mitbekommen, dass die Vorbedingung erfüllt ist.

Ansonsten würde ich eine Aufgabe in der Inbox lassen, ohne Tags oder Projekt oder Zieldatum. Die Inbox überprüfe ich einmal in der Woche.

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