Dirks Logbuch

Wer mich virtuell oder real kennt, weiss, dass ich schon immer ein Faible für Zeitplanung und Selbstmanagement habe. Auf verschiedenen Veranstaltungen durfte ich bereits Vorträge und Workshops zu diesem Thema halten.

Es ist selten, dass es einmal etwas richtig Neues in dem Feld gibt.

Daher war ich um so überraschter, mit dem Artikel 4 Lesser-Known Mental Models That Save Me 30+ Hours Every Week von Akshad Singi mal einen neuen Ansatzpunkt gefunden zu haben.

Akshad schreibt, dass die übliche Art, Tagesziele festzulegen über die Menge der zu erledigenden Arbeit funktioniert. Dem kann ich nur zustimmen. Wie häufig schreiben wir, dass wir bestimmte To-dos erledigen wollen wie beispielsweise einen Artikel fertig schreiben, oder ein Protokoll anfertigen oder auch ein Kapitel aus einem Lehrbuch lernen.

Wenn die Menge der Arbeit in Form von Umfang und Zeit feststeht, ist die Qualität variabel. Um das zu verdeutlichen: Wenn das Schreiben eines guten Artikels zehn Stunden dauern würde, ich heute den Bericht aber fertigstellen muss, obwohl ich nur zwei Stunden Zeit habe, dann begreift man sofort, dass die Qualität leiden muss.

Sollte man aber verstanden haben, dass die Zeit nicht reicht, dann fängt man häufig gar nicht erst an oder bekommt Angst vor der Aufgabe.

In diesem Zusammenhang lohnt sich auch der Artikel The King's Dinner von Ron Jeffries.

Akshad Singi rät, stattdessen sich vorzunehmen, eine bestimmte Zeit an etwas zu arbeiten. Damit kann man Qualitätseinbussen vorbeugen. Das geht selbstverständlich nur, wenn man keine harten und kurzfristigen Deadlines hat.

Generell sollte man die Zeit messen, die man mit Aufgaben einer bestimmten Art verbringt, um besser schätzen zu können. (Hinweis, das ist das "N" in der ALPEN-Methode).

Im Folgenden sagt der Autor, dass man beginnen sollte "Kognitives Tetris" zu spielen. Das ist ein Spiel, in dem wir herausfinden sollen, wie viel und welche Art von Energie wir haben. Mit dem Wissen können wir unsere Zeit mit Aufgaben füllen, die dem Energielevel entsprechen.

So wird beispielsweise zwischen den Energielevels "sehr hoch", "hoch", "moderat", "niedrig" und "sehr niedrig" unterschieden. Die Idee ist jetzt, passende Aufgaben den entsprechenden Energielevels zuzuordnen. Wenn unser Energielevel "sehr hoch" ist und wir eine Aufgabe für das Energielevel "sehr niedrig" angehen, dann verpufft viel der vorhandenen Energie. Andersherum, wenn unser Level "sehr niedrig" ist und wir eine Aufgabe mit dem Level "sehr hoch" beginnen, dann kann das dazu führen, dass wir die Aufgabe entweder gar nicht erledigen oder sehr viel Zeit benötigen.

Zusätzlich zum "Kognitiven Tetris" gibt es noch das "Zeit Tetris", in dem wir Aufgaben haben und die Zeit für die Erledigung schätzen (erinnert Ihr Euch an die ALPEN-Methode?). Und dann die Aufgaben erledigen, die in das Zeitfenster passen, um optimal umgesetzt zu werden.

Als Letztes geht es im Artikel darum, Zeitphasen zu definieren, in denen bestimmte Dinge getan werden sollten. Das ist gerade im Berufsumfeld keine einfache Aufgabe. Die Idee kommt aus der "Drei Alarme Technik", siehe auch Applying the 3 Alarms. Der Autor nutzt beispielsweise die Zeit von 7:30 bis 13:00 Uhr, um schriftstellerische Aufgaben zu erledigen. In der Zeit von 13:00 bis 17:00 Uhr arbeitet er an seinem Studium und in der Zeit von 17:00 bis 21:00 Uhr an seiner körperlichen Weiterentwicklung (Sport, etc.).

Zusammengefasst:

• Anstatt zu entscheiden, wie viel Arbeit du an einem Tag erledigen musst, entscheide dich dafür, wie viele Stunden fokussierte Arbeit du erledigen wirst. Das hilft dir, dich auf die Qualität der Arbeit zu konzentrieren, anstatt auf die Quantität.
• Werde besser beim kognitiven Tetris-Spielen und passe Aufgaben entsprechend deiner kognitiven Energie an. So kannst du deine geistige Energie optimal nutzen.
• Spiele besser Zeit-Tetris und lerne, welche Aufgaben du bei verschiedenen Größen von Zeitfenstern bewältigen kannst. So kannst du sogar freie Minuten nutzen.
• Verwende die Drei-Alarm-Technik, um zu unterscheiden, auf welche Ziele du dich in verschiedenen Teilen des Tages konzentrieren wirst.

Ich finde die Ideen sehr spannend, auch wenn ich für mich noch nicht herausgefunden habe, ob und wie ich sie für mich einsetzen werde.