Skip to content

Wie ich Todoist benutze

Analog zu der Beschreibung, wie ich Taskwarrior benutze schreibe ich hier gerne einmal meinen aktuellen Workflow bei Todoist auf. Wobei hier angemerkt sein, dass ich Todoist gerade einmal rund fünf Wochen benutze, von denen ich zweieinhalb im Urlaub war. Das soll heissen, dass sich die Arbeitsweise sicherlich noch ändern wird.

Wo nutzt Du Todoist?

Todoist nutze ich überall. Neben der Webseite vom Hersteller, mit der ich hauptsächlich arbeite, nutze ich auch das Browser-Plugin für Firefox und das Plugin für Iridium (Iridium bekommt man hier). Auf dem privaten Handy und Tablet arbeite ich mit der Android-App und mit dem Diensthandy das Pendant für iOS.

Selbstverständlich habe ich auch die 3rd Party Apps für Linux ausprobiert, wobei diese hier nur ein Wrapper für die Webversion ist ("gesehen, gelacht, F8"), aber diese Kommandozeilenvariante funktioniert auch Offline und ich benutze sie häufiger. Leider muss ich auch hier erwähnen, dass sie nicht so komfortabel ist wie Taskwarrior, dafür hat Taskwarrior aber leider auch nur eine Kommandozeilenversion

Für welche Art Arbeit nutzt Du Todoist?

Anders als mit Taskwarrior erfasse ich ihn Todoist nahezu alle Aufgaben. Das liegt vermutlich daran, dass Todoist wirklich überall ist.

Wie synchronisiert Du die Aufgaben, welche Geräte benutzt Du?

Für die Synchronisation sorgt Todoist selber.

Todoist nutze ich auf meinen privaten Geräten (Notebook, Tablet, Handy, Server, ...) und auch auf den Dienstgeräten (Virtual Desktop, Handy).

Welchen Standard-Report benutzt Du?

Die Frage ist für nicht für Todoist gedacht, aber die Standardansicht sind die nächsten sieben Tage.

Benutzt Du eine Standard-Methode oder auf Dich angepasst Methodik?

Aufgabenverwaltung ist sehr individuell, ich benutze einen Mix aus Methoden. Ein paar Informationen dazu finden sich in einem Vortrag, den ich vor einigen Jahren zum letzten Mal gehalten habe.

Nutzt Du irgendwelche Erweiterungen oder Hook-Scripts?

Nein.

Auf welches Feature vertraust Du am meisten?

Ich vertraue darauf, dass Todoist die Aufgaben nicht vergisst. Aber, selbst wenn es so wäre, habe ich mit der Kommandozeilen anwendung noch eine Offline-Kopie.

Alle schnell erfassten Aufgaben landen in der Inbox. Von dort werden Sie dann auf acht Projekte verteilt, um ein wenig Struktur in die Aufgaben zu bekommen. Die Aufgaben bekommen ausserdem ein Zieldatum und auch "Tags" (Etiketten), was weiterhin hilft.

Bei den Projekten nimmt das Projekt "Z" eine Sonderrolle ein. In "Z" sammel ich alles, was kein festes Datum hat, an dem es fertig sein muss. Es ist auch das einzige Projekt, das Subprojekte hat: 2buy, 2eval, 2learn, 2read, 2watch, Ich benutze hier auch keine weiteren Tags, die kommen erst dazu, wenn die Aufgaben konkreter werden.

Was ganz schick ist, ist, dass alle Projekte und auch die Inbox eine E-Mailadresse haben, an die ich beispielsweise Benachrichtigungen über neue Programmversionen weiterleiten kann - andere E-Mails natürlich auch.

Welche Features nutzt Du bewusst nicht?

Unglaublich, aber wahr, wie bei Taskwaarior nutze ich Prioritäten überhaupt nicht.

Wie schaust Du Deine Aufgaben durch?

Ich sortiere die Aufgaben nach Datum und bearbeite einmal wöchentlich - initiiert durch eine wiederkehrende Aufgabe - die Inbox und alle Projekte.

Das war es

Fragen gerne in die Kommentare oder per E-Mail an dirk@deimeke.net

Affiliate Link: Wer sich über diesen Link - https://todoist.com/r/dirk_deimeke_kesjzn - entscheidet, einen Premium-Account abzuschliessen, spendiert mir zwei Gratismonate Premium.

Umstellung auf Todoist

Die Umstellung von einer "Eier-legenden-Wollmilchsau" wie Taskwarrior auf eine (jede) andere Lösung zur Aufgabenverwaltung ist nicht ohne Mühe.

Taskwarrior hat zwei "Killerfeatures", die ich so bei noch keiner anderen Aufgabenverwaltung gesehen habe.

Das eine ist das "wait"-Feature, was dafür sorgt, dass eine Aufgabe bis zu einem Stichtermin einfach gar nicht mehr angezeigt wird. Wenn der Termin verstrichen ist, taucht die Aufgabe wieder in "der Anzeige" auf.

Das andere ist die Berechnung der Dringlichkeit einer Aufgabe. Die Dringlichkeitsberechnung in Taskwarrior hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab und kann konfiguriert werden. Eine detaillierte Erklärung würde hier den Rahmen sprengen.

In Taskwarrior habe ich meine Aufgaben grundsätzlich in sehr vielen Projekten mit passenden Subprojekten erfasst und zusätzlich für jede Aufgabe einen Stichtermin vergeben. Eine detaillierte Beschreibung meines Workflows habe ich hier im Blog beschrieben.

Unter Todoist habe ich die Projekte sehr stark limitiert und da Todoist etwas hakelig mit Subprojekten ist, benutze ich für alles weitere Tags ("Etiketten").

In Taskwarrior habe ich immer alle Aufgaben sortiert nach Dringlichkeit gesehen, ausser denen, dessen Wait-Datum (wenn es gesetzt war) noch nicht verstrichen ist. Die Reports sind frei konfigurierbar.

Todoist ist lange nicht so konfigurierbar. Man kann Aufgaben zwar filtern, aber definitiv nicht so umfangreich wie Taskwarrior. Im Standard hat man verschiedene Ansichten, man kann alle Aufgaben der Inbox, eines Projektes, Subprojektes oder eines bestimmten Tags sehen und die auch sortieren oder Aufgaben anzeigen lassen, die heute oder in den kommenden sieben Tagen fällig sind.

Einen grossen Vorteil hat Todoist allerdings gegenüber Taskwarrior, es ist omnipräsent, es gibt Integrationen für einen grossen Haufen an Diensten, die ich nicht nutze und Apps für jedes Betriebssystem sowie Addons für Browser. Ich habe mir sogar eine 3rd-Party-Kommandozeilenanwendung installiert.

Taskwarrior hatte ich zwar auch immer dabei aber ehrlicherweise war die Verwendung auf dem Mobiltelefon immer hakelig, was dazu führte, dass ich Taskwarrior dort selten (bis nie) verwendet habe.

Ich habe einmal "postuliert", dass das richtige Werkzeug zum Zeit- und Selbstmanagement die folgenden sechs Eigenschaften hat:

  • Es ist immer dabei.
  • Es ist zuverlässig.
  • Es ist unabhängig von der Methode, die ich verwenden möchte.
  • Es steht nicht im Weg.
  • Es lenkt den Fokus auf wenige Aufgaben, die es zu erledigen gilt.
  • Es ist ein Werkzeug, das ich gerne benutze.

Bis jetzt kann ich sagen, dass Todoist alle diese Eigenschaften mitbringt.

Affiliate Link: Wer sich über diesen Link - https://todoist.com/r/dirk_deimeke_kesjzn - entscheidet, einen Premium-Account abzuschliessen, spendiert mir zwei Gratismonate Premium.